Księgowość w firmie: samodzielnie, z księgowym czy przez biuro rachunkowe?

Dlaczego sposób prowadzenia księgowości ma znaczenie?

Wybór sposobu prowadzenia księgowości jest dla przedsiębiorcy jedną z kluczowych decyzji, ponieważ rozwiązanie, na które się zdecyduje, może wpłynąć na funkcjonowanie firmy.

Przedsiębiorca ma do wyboru: 
• samodzielne prowadzenie księgowości 
• zatrudnienie księgowego 
• współpracę z biurem rachunkowym

Jakie są zalety każdej z tych opcji?

Koszt – która opcja jest najbardziej opłacalna?

Koszty są jednym z pierwszych aspektów, które przedsiębiorcy biorą pod uwagę przy wyborze metody księgowania. Każda z opcji wiąże się z innymi wydatkami – zarówno bezpośrednimi, jak i ukrytymi

• Samodzielne prowadzenie księgowości: wydaje się najtańszą opcją, bo nie wymaga od właściciela opłacania usług zewnętrznych. Jednak należy tu doliczyć koszty ewentualnych szkoleń. Poza tym przedsiębiorca może poświęcać sporo czasu na ręczne wprowadzanie danych czy śledzenie przepisów. W związku z tym wysokie jest ryzyko popełnienia błędu, zwłaszcza jeśli użytkownikom brakuje doświadczenia.
• Zatrudnienie księgowego na etat: ta opcja gwarantuje, że księgowością zajmują się ludzie z fachową wiedzą. Koszty mogą być jednak znaczne, bo oprócz wynagrodzenia obejmują także świadczenia pracownicze, wydatki na wyposażenie stanowisk pracy oraz ciągłe szkolenia. Dla małych firm, w których przedsiębiorcy starają się minimalizować koszty, takie rozwiązanie może okazać się obciążające.
• Współpraca z biurem rachunkowym: biura rachunkowe oferują różne pakiety usług, zwykle rozliczane w formie abonamentu. Jednak koszty mogą rosnąć wraz z dodatkowymi usługami i opłatami za nadprogramowe zadania. Kolejnymi wyzwaniami są brak pełnej kontroli nad danymi i konieczność regularnej komunikacji z biurem. 
• Wybór programów księgowych online: przykładem ekonomicznego rozwiązania jest Streamsoft Firmino. Program oferuje elastyczne abonamenty. Klient płaci więc wyłącznie za usługi, z których korzysta. Narzędzie automatyzuje również wiele procesów, usuwając konieczność korzystania z dodatkowych usług zewnętrznych. 

Oszczędność czasu – jak ograniczyć czas spędzony nad księgowością?

Każda firma chce maksymalnie wykorzystać czas na rozwój i zwiększanie zysków. Jak różne metody prowadzenia księgowości prezentują się pod względem czasu?

- Samodzielne prowadzenie księgowości: przedsiębiorca, który samodzielnie prowadzi księgowość, wie, ile czasu musi przeznaczać na śledzenie zmian w przepisach i ręczne wprowadzanie danych. Zwłaszcza że wraz z rozwojem ilość pracy zazwyczaj wzrasta. Oznacza to kolejną stratę czasu, który mógłbyś przeznaczyć na inne zadania związane z prowadzeniem biznesu.
- Zatrudnienie księgowego: w tym modelu większością obowiązków zajmuje się księgowy. Warto jednak wiedzieć, że jego pracę również należy nadzorować. Poza tym tak czy inaczej, to przedsiębiorca podejmuje kluczowe decyzje związane z tym obszarem. Wszystko to także zabiera cenny czas. W dodatku co zrobić pod nieobecność księgowego? Jak zachować ciągłość pracy? To wyzwania zwłaszcza w mniejszych firmach. 
- Współpraca z biurem rachunkowym: ta opcja minimalizuje czas, który przedsiębiorca musi przeznaczyć na sprawy księgowe, lecz wymaga regularnego dostarczania dokumentów i utrzymywania sprawnej komunikacji. A to również trwa. 

• Automatyzacja księgowości online: programy do księgowości automatyzują wiele procesów: w tym te związane z księgowaniem kosztów i rozliczeniem podatków. Automatyzacja księgowości przekłada się na istotną dla rozwoju firmy oszczędność czasu (wiele godzin miesięcznie).

Wiedza i doświadczenie – czy zawsze potrzebny jest ekspert?

Każde rozwiązanie wymaga określonej wiedzy. W każdym jednak jej zakres jest inny:

• Samodzielne prowadzenie księgowości: przedsiębiorcy często stają przed wyzwaniem - interpretacją przepisów i właściwego ich zastosowania. Bez odpowiedniego przygotowania mogą popełniać błędy. 
• Zatrudnienie księgowego lub współpraca z biurem rachunkowym: specjaliści znają przepisy i śledzą wszelkie zmiany, dzięki temu minimalizują ryzyko pomyłek. Jednak zarówno znalezienie odpowiedniego księgowego, jak i współpraca z biurem wymaga zaufania i ciągłej weryfikacji ich kompetencji.

Księgowość online bez zaawansowanej wiedzy. Programy takie są przeznaczone dla osób bez eksperckiej wiedzy w dziedzinie księgowości. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i regularnym aktualizacjom zapewniają wygodną pracę i pełną zgodność z przepisami, jednocześnie eliminując konieczność ciągłego śledzenia zmian.

Bezpieczeństwo – jak zminimalizować ryzyko?

Wysoki poziom bezpieczeństwa umożliwia firmie stabilne działania. Co w tym zakresie gwarantują poszczególne sposoby prowadzenia księgowości? 

• Samodzielne prowadzenie księgowości: fizyczne zabezpieczenia łatwo sforsować. Z kolei, jeśli firma prowadzi ewidencję online, to ryzyko cyberataków wzrasta, gdy przedsiębiorca nie korzysta z zabezpieczeń cyfrowych, a za księgowość odpowiada osoba bez doświadczenia w tej dziedzinie.
• Biuro rachunkowe: choć zewnętrzni specjaliści dbają o poprawność rozliczeń, przedsiębiorca nie ma pełnej kontroli nad swoimi danymi, więc nie może reagować, kiedy istnieje np. duże ryzyko wycieku. 
• Bezpieczeństwo danych z księgowością online: systemy chmurowe oferują wysoki poziom zabezpieczeń, m.in.: szyfrowanie danych i funkcja tworzenie regularnych kopii zapasowych. Ta ostatnia minimalizuje ryzyko utraty danych np. w przypadku awarii. 

Jaki sposób prowadzenia księgowości wybrać?

Podsumowując, warto dobrze przemyśleć wybór sposobu prowadzenia księgowości. Poniżej znajdziesz najważniejsze kwestie poruszone w artykule:

• Koszty prowadzenia księgowości: porównanie kosztów samodzielnego prowadzenia księgowości, zatrudnienia księgowego na etat, współpracy z biurem rachunkowym i programu księgowego online.
• Oszczędność czasu: analiza – która metoda oszczędza najwięcej czasu i najbardziej odciąża właściciela małej firmy. 
• Wymagana wiedza i doświadczenie: relacja między wybraną metodą księgowości a poziomem potrzebnej wiedzy w tym zakresie
• Zgodność z przepisami: czy poszczególne sposoby prowadzenia księgowości gwarantują pracę zgodną z przepisami oraz dlaczego nowoczesne programy księgowe są pod tym względem dobrym wyborem.
• Bezpieczeństwo danych: potencjalne zagrożenia i sposoby ich minimalizacji w przypadku różnych form prowadzenia księgowości.

Stosując nowoczesny program do księgowości online, można zyskać więcej czasu, minimalizować wydatki oraz prowadzić księgowość w sposób bezpieczny. A dzięki temu skupić się na rozwoju swojej firmy. 

Więcej na: https://www.firmino.pl

Źródło informacji: firmino.pl